Om du inte har betalat en faktura vid förfallodatumet kan du behöva betala en påminnelseavgift. Påminnelseavgiften fungerar helt enkelt som en straffavgift för den som inte betalar i tid.

Som företagare är det du själv som ansvarar för att skicka påminnelsen till din kund. Befinner du dig istället i andra änden, som mottagare av påminnelsefakturan, måste du vara beredd på att betala extra.

Nedan ska vi titta närmare på hur påminnelseavgiften fungerar och vad som händer om du fortfarande inte kan betala.

Bestäm förfallodag och räkna ut dröjsmålsränta

De flesta egenföretagare som regelbundet fakturerar kunder råkar förr eller senare ut för försenade betalningar.

Det kan handla om att kunden bara glömt att betala innan förfallodagen eller att de slarvat bort fakturan. Ibland går det dock så långt att skulden måste drivas in av Kronofogden.

Det är du som leverantör som måste se till att du får in dina pengar. Rättare sagt måste du sätta igång de nödvändiga processer som krävs för att påminna kunden om betalningen.  

Förfallodag

Innan du skickar din faktura bör du avtala förfallodagen med din kund. Vanligtvis brukar den vara 10, 14, 20 eller 30 dagar. Det hela beror på din och kundens preferenser, men huvudsaken är att betalningen inkommer innan förfallodagen.

Påminnelseavgift

Skulle fakturan trots allt inte betalas i tid har du rätt att kräva kunden på en påminnelseavgift. Det ger dig rätt att ta ut högst 60 kronor i ersättning när du skickar betalningspåminnelsen.

Går ärendet till inkasso kan du kräva 180 kronor och vid upprättande av amorteringsplan får du ta ut 170 kronor.

Påminnelseavgiften är tänkt att täcka kostnaden för det administrativa arbetet med att skicka ut påminnelser.

OBS! Det finns undantag där du får betala en högre påminnelseavgift. CSNhar nämligen rätt att ta ut 450 kronor om du inte följt din betalningsplan.

Det är också kostsamt att bli sen med en betalning till Transportstyrelsen. De kräver, genom sin så kallade tilläggsavgift, hela 500 kronor om du inte betalat senast på förfallodatum.

Förseningsavgift

Om kunden som ditt företag fakturerar inte är ett annat företag, myndighet eller organisation, kan du istället ta ut en förseningsavgift. Då har du rätt att kräva kunden på 450 kronor. Förseningsavgiften kan tas ut så fort fakturan har förfallit och den gäller alltid såvida den inte avtalas bort på förhand.

Tar du ut en förseningsavgift kan du inte ta ut påminnelseavgift eller inkassokostnader.

Dröjsmålsränta

Dröjsmålsräntan är en ränta som kunden krävs på när betalningen sker efter förfallodagen.

Räntan är lagstadgad och gäller även om det inte skrivits något avtal om det. Du har alltså rätt till dröjsmålsränta, såvida du inte skriftligen avtalat bort den med din kund.

Om din kund inte betalar börjar dröjsmålsräntan gälla och den utgår från och med förfallodagen. Vanligast är dock att dröjsmålsränta tas ut tidigast 30 dagar efter att fakturan skickades ut.

Det finns två olika typer av dröjsmålsränta som företag kan ta ut: dröjsmålsränta enligt räntelagen eller dröjsmålsränta enligt avtal.

Den förstnämnda är 8 procentenheter över gällande referensränta från Riksbanken. För tillfället innebär det runt 8 procent, men det kan alltså variera.

Dröjsmålsränta enligt avtal innebär istället att ett företag har rätt att ta ut en högre dröjsmålsränta. För att det ska gälla måste det vara inskrivet i avtalsvillkoren sedan innan.

Rätt till dröjsmålsränta går att avtala bort om försäljning sker till konsument, men inte mellan näringsidkare.

Sammanfattningsvis kan följande kostnader tillkomma vid en försenad betalning:

  • 60 kr (betalningspåminnelse)
  • En viss procent av fakturabeloppet per dag (dröjsmålsränta)
  • 180 kr (inkassokrav)
  • 170 kr (avbetalningsplan)

Källa: Konsumenternas.se

God sed att skicka påminnelse innan ärendet tas vidare till inkasso

Det finns ingen regel som säger att du är skyldig att skicka en påminnelse till din kund. Efter fakturans förfallodag kan du låta ärendet gå direkt till inkasso.

Visst är det frustrerande när kunden inte betalar fakturan som avtalat, men samtidigt det kan finnas många anledningar till det. Ofta är svaret betydligt enklare än att kunden medvetet undviker att betala.

Generellt anses det vara god sed att först kontakta kunden med en – ibland till och med två –  påminnelser.

Bokföra påminnelseavgift

Fakturering är inte det enda som är en del av en företagares vardag. Intäkterna måste också bokföras. Nedan ska vi gå igenom hur du bokför en betald och inkommen påminnelseavgift.

Om du har fått betala en påminnelseavgift

Har du betalat en faktura från leverantör för sent? Då ska du bokföra påminnelseavgiften du fått i avdragsgilla, övriga externa kostnader.

Om din kund betalat en påminnelseavgift till dig

Om du är leverantören och din kund blivit sen med fakturabetalningen ska du bokföra påminnelseavgiften som en intäkt.

Påminnelseavgifter omfattas inte av moms och de krediteras därför som en intäkt.

Sammanfattning

Såväl privatpersoner som företagare kan behöva betala avgifter för försenade fakturor. Påminnelseavgiften är i regel inte högre än 60 kronor per påminnelsefaktura som skickas. Även andra kostnader, så som dröjsmålsränta, inkassokrav och avgift för att lägga upp en avbetalningsplan kan tillkomma.

Det blir med andra ord dyrt att inte betala en faktura senast på förfallodatum. I längden kan det dessutom leda till en betalningsanmärkning, vilket kan göra det svårare att få lån.

För dig som är företagare krävs att du bokför påminnelseavgifter. Det gäller både om du själv varit sen med en betalning eller om din kund fått betala en påminnelseavgift.

Vanliga frågor och svar

När du inte betalat en faktura senast på förfallodagen skickar företaget oftast en påminnelse till dig. Detta för är att påminna dig om att betala din faktura som avtalat. Varför du behöver betala en avgift är för att täcka de kostnader som företaget lagt ut på det administrativa arbetet.

OBS! Notera att leverantören inte är skyldig att skicka dig en påminnelse. Har du fått en faktura och inte bestridit den sedan innan förväntas du betala den.

Påminnelseavgiften är max 60 kronor per skickad faktura. Andra avgifter kan dock också tillkomma, så som dröjsmålsränta och inkassoavgift om du inte betalar.

Som företagare måste du bokföra alla påminnelseavgifter. Detta gäller oavsett om du har skickat en faktura med påminnelseavgift eller om det är ditt företag som måste betala avgiften.

När du skickat en påminnelseavgift till din kund är den inte momspliktig och bokförs som en intäkt.

Relaterade artiklar