Vad är en kreditfaktura?
En kreditfaktura är en omvänd faktura där säljaren behöver betala tillbaka pengar till köparen. Den används alltså när det den ursprungliga fakturan av någon anledning behöver ändras.
Ofta handlar det om att beloppet på fakturan är felaktigt. Andra situationer då du kan behöva skicka en kreditfaktura är när tjänsten inte levde upp till förväntningarna eller om varan är trasig.
Det är den ursprungliga fakturan som ligger till grund för kreditfakturan. Därför måste samma uppgifter framgå både på originalfakturan och på kreditfakturan. Skillnaden är att betalningen nu är kunden till godo istället för att den ska betalas.
Kreditfaktura används för att korrigera en felaktig fakturering
En kreditfaktura är något du använder dig av för att korrigera en felaktig faktura som du redan skickat.
Det kan finnas flera anledningar till att den faktura du ursprungligen skickat inte ska betalas. Kanske är kunden inte nöjd med tjänsten du levererat eller så har varan du skickat varit skadad.
Här kommer några exempel på när du kan behöva kreditera en faktura.
- Eliminera summan för en felaktigt skapad faktura.
- Sänka eller höja priset på fakturan du redan skickat.
- Göra en återbetalning av ett fakturerat belopp.
Kreditfakturan används helt enkelt för att kompensera en kund för något fel som uppstått med tjänsten eller varan som levererats.
Vad ska kreditfakturan innehålla?
Tvärtemot din originalfaktura som innehåller ett belopp som kunden är skyldig dig, ska kreditfakturan innehålla ett negativt belopp. Det är nu du som är skyldig kunden pengar och därför ska texten ”att betala” bytas ut mot ”er tillgodo”.
Vidare ska fakturanumret och fakturanumret tydligt framgå samt hur mycket det ursprungliga beloppet är och vad det korrigerats till. Även momsen måste specificeras.
Kreditfakturan ska alltså se ut som en vanlig faktura, med den skillnaden att beloppet nu ska ha ett minustecken framför sig.
I mervärdesskattelagen (1994:200) kan du läsa mer om detaljerna kring vad fakturan ska innehålla.
Bokför på motsatt sätt
Om du bokför enligt kontantmetoden ska du bokföra kreditfakturan när en återbetalning sker. Använder du dig istället av fakturametodenbokförs kreditfakturan när den skapas, eller vid återbetalningen. Det beror på vad som sker först.
Ibland kan det vara lite krångligt att bokföra kreditfaktura med ett negativt belopp. Då behöver du först bokföra det ursprungliga beloppet (försäljningen) och sedan ändra så att det debiterade beloppet istället krediteras.
I jämförelse med originalfakturan ska kreditfakturan alltså se ut på motsatt sätt.
Gratis kreditfaktura mall
Här är ett exempel på hur en kreditfaktura kan se ut:
Som du ser innehåller den fakturanummer, datum för fakturering, belopp, moms och referens till den ursprungliga fakturan.
Om du har vana av att skapa fakturor, exempelvis i ett faktureringsprogram, kan du också skapa din egen kreditfaktura. Om du vill göra det extra enkelt för dig rekommenderar vi att du använder dig av vår färdiga mall.
Mallen finns både i Word-format och som PDF-fil och är helt kostnadsfri att ladda ner. Du kan antingen fylla i den direkt på datorn eller skriva ut den och fylla i den för hand.
Använd sedan kreditfakturan för att ändra ett felaktigt fakturerat belopp eller göra en återbetalning till din kund.
Sammanfattning av kreditfaktura
- När du krediterar en faktura gör du ändringar på en tidigare skapad faktura.
- Vanliga situationer då kreditfaktura används är vid reklamationer eller returer.
- En kreditfaktura utformas med minustecken och ”Er tillgodo” istället för ”Att betala”.
- Det är skillnad på att makulera en faktura eller kreditera den. Vid makulering stryks. hela fakturan så att den blir ogiltig. Kreditering handlar om att korrigera ett fakturerat belopp.
- Vad som ska framgå på en kreditfaktura är lagstadgat.
- Du kan ladda ner vår mall för att vara säker på att du får med all information du behöver.
